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So funktioniert die Anwesenheitserfassung

Wenn ein Schüler am Terminal der Schule sein Check-in oder Check-out erfasst, erhalten die Eltern eine E-Mail zum Check-in bzw. Check-out. Im Portal sehen Sie als Lehrkraft die Anwesenheitseinträge und den Versandstatus der E-Mails.

Die Anwesenheitserfassung und die Nachrichten an die Eltern stehen zur Verfügung, wenn Ihre Schule das Add-on „Check-in und Nachrichten“ hat. Die Gebühr finden Sie in der Preisliste.

Der grundlegende Ablauf

  • Lehrkraft
    PC der Lehrkraft
  • Terminal
    Tablet der Schule o. Ä.
  • Elternteil
    Smartphone des Elternteils
  • Schüler
  1. 1

    Die Lehrkraft registriert ein Tablet o. Ä. der Schule als Terminal (Ein Terminal einrichten).

  2. 2

    Der Schüler bedient das Terminal, wenn er in die Schule kommt und wenn er geht (Am Terminal ein- und auschecken).

  3. 3

    Die Eltern erhalten eine E-Mail zum Check-in bzw. Check-out.

Im Tab [Anwesenheit] des Portals sehen Sie als Lehrkraft für jeden Schüler die Check-in- und Check-out-Einträge und den Versandstatus der E-Mails an die Eltern. Dort fügen Sie auch Einträge hinzu oder ändern sie (Anwesenheitseinträge ansehen und korrigieren). Mitteilungen wie einen Unterrichtsausfall senden Sie im Tab [Nachrichten an die Eltern] per E-Mail an die Eltern (Nachrichten an die Eltern senden).

Drei Erfassungsmethoden

Für die Art, wie sich ein Schüler am Terminal zu erkennen gibt, gibt es die folgenden drei Erfassungsmethoden. Sie wählen je Terminal eine Erfassungsmethode. Die Methode wählen Sie beim Registrieren des Terminals; sie lässt sich später ändern. Die Schüler wählen keine Erfassungsmethode.

  • Schüler
  • Schüler
  • Schüler
    QR-Karte
  • Erfassungsmethode A: Code
  • Erfassungsmethode B: Name
  • Erfassungsmethode C: Karte
  • A

    Erfassungsmethode A: Code Der Schüler gibt seinen Code am Terminal ein. Der Code steht in der Schülerliste in der Spalte [Code].

  • B

    Erfassungsmethode B: Name Der Schüler wählt am Terminal seinen Namen aus der Namensliste aus. Angezeigt werden die Namen aller aktiven Schüler.

  • C

    Erfassungsmethode C: Karte Der Schüler hält eine Karte mit QR-Code vor die Kamera des Terminals oder vor einen QR-Code-Scanner. Die Karten druckt die Lehrkraft im Portal aus und gibt sie den Schülern (QR-Karten ausdrucken).

Der erste Bildschirm des Terminals sieht je nach Erfassungsmethode so aus:

Erfassungsmethode A: Code

Der Schüler gibt seinen Code ein und wählt [Weiter] aus.

  1. Der Schüler gibt seinen Code ein.
  2. Damit wird der Name des Schülers mit diesem Code angezeigt.
Der erste Bildschirm des Terminals mit Erfassungsmethode A (Code)

Erfassungsmethode B: Name

Der Schüler wählt seinen Namen aus. Jede Person, die das Terminal berührt, kann die Namen der Schüler sehen.

  1. Der Schüler wählt seinen Namen aus.
Der erste Bildschirm des Terminals mit Erfassungsmethode B (Name)

Erfassungsmethode C: Karte

Der Schüler hält seine QR-Karte vor die Kamera des Terminals. An einem Terminal mit angeschlossenem QR-Code-Scanner hält er sie vor den QR-Code-Scanner.

  1. Der Schüler hält seine QR-Karte in das Kamerabild darunter.
Der erste Bildschirm des Terminals mit Erfassungsmethode C (Karte). Im Kamerabild ist eine Karte zu sehen

Bei allen Erfassungsmethoden ist die Bedienung gleich, sobald der Name des Schülers angezeigt wird. Der Schüler wählt [Einchecken] oder [Auschecken] aus, prüft die Angabe und wählt [OK] aus.

Ein Terminal verwendet immer nur eine Erfassungsmethode. Wenn Sie verschiedene Erfassungsmethoden nutzen möchten (z. B. das Terminal am Eingang mit QR-Karte und ein zweites mit Name für Schüler, die ihre Karte vergessen haben), richten Sie bitte zwei Terminals ein.

Der Ablauf bis zur ersten Nutzung

  1. Das Add-on hinzufügen

    Öffnen Sie auf dem Bildschirm Ihrer Schule den Tab [Anwesenheit]. Ohne das Add-on erscheint ganz oben im Tab der Bereich „Check-in und Nachrichten“. Wählen Sie darin die Schaltfläche zum Hinzufügen des Add-ons aus.

    1. Der Tab für die Anwesenheitseinträge.
    2. Damit wird ein Bildschirm zur Prüfung des Betrags der nächsten Rechnung angezeigt.
    Der Tab [Anwesenheit] einer Schule ohne das Add-on

    Der Bestätigungsbildschirm zeigt den Betrag, der in der nächsten Rechnung enthalten ist. Wenn alles stimmt, wählen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen des Add-ons aus. Die Gebühr für das Add-on wird nicht anteilig berechnet: Unabhängig vom Tag des Hinzufügens fällt die Gebühr für den laufenden Zeitraum an. Für das Add-on ist ein Abonnement der Schule erforderlich. Wenn kein Abonnement besteht, schließen Sie bitte zuerst ein Abonnement ab.

    Direkt nach dem Hinzufügen steht im Bereich „Wird vorbereitet“. Normalerweise ist das Add-on kurz darauf nutzbar.

  2. Kontakte der Eltern und Terminals vorbereiten

    Bevor die Schüler mit der Erfassung beginnen, bereiten Sie Folgendes vor:

    • Kontakte der Eltern: Tragen Sie für jeden Schüler die E-Mail-Adressen der Eltern ein, die Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out erhalten.
    • Terminal: Registrieren Sie ein Tablet o. Ä. in der Schule als Terminal und wählen Sie die Erfassungsmethode.
    • QR-Karten: Wenn Sie ein Terminal mit Erfassungsmethode C (Karte) verwenden, drucken Sie die Karten aus und geben Sie sie den Schülern.

  3. Die Schüler checken am Terminal ein und aus

    Wenn ein Schüler am Terminal sein Check-in oder Check-out erfasst, erscheint der Eintrag in der Tagesübersicht, und an die empfangenden Kontakte der Eltern wird eine Benachrichtigung zum Check-in bzw. Check-out gesendet. Die Bedienung durch die Schüler finden Sie unter „Am Terminal ein- und auschecken“.

    1. Schüler, Terminal

      1. Wenn der Schüler diese Schaltfläche auswählt, wird das Check-in erfasst.
      Der Bildschirm des Terminals zur Bestätigung des Check-ins

      Das Check-in wird erfasst und erscheint in der Tagesübersicht auf dem Bildschirm der Lehrkraft.

    2. Lehrkraft, PC

      1. Die Check-in- und Check-out-Zeiten des Schülers und das Ergebnis der Benachrichtigungen.
      Die Tagesübersicht im Tab [Anwesenheit]

      Gleichzeitig erhalten die empfangenden Kontakte der Eltern die Benachrichtigung.

    3. Elternteil, Smartphone

      Von
      Soroban-Portal
      Betreff
      [Abakus-Schule Soroban Technology] Mia hat eingecheckt
      Mia hat am Montag, 2. November 2026 15:50 bei Abakus-Schule Soroban Technology eingecheckt. Abakus-Schule Soroban Technology Diese E-Mail wurde automatisch versendet. Antworten können nicht empfangen werden. Wenn Sie keine Benachrichtigungen von Abakus-Schule Soroban Technology mehr erhalten möchten, öffnen Sie den folgenden Link. https://portal.abacus.sicorp.jp/app/notice#stc.C1.0.YBiumruk7ozyNrFI1CJyFgrtWuFhoho1oKyJ_2yewhg -- Soroban-Portal https://portal.abacus.sicorp.jp/de/

    Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out kommen nicht immer an. Wenn keine Benachrichtigung ankommt, heißt das nicht unbedingt, dass der Schüler nicht in der Schule ist. Welche Kontakte nicht erreicht wurden, sehen Sie in der Tagesübersicht (Anwesenheitseinträge ansehen und korrigieren).

  4. Einträge prüfen und Nachrichten an die Eltern senden

    Die Anwesenheitseinträge prüfen und ändern Sie im Tab [Anwesenheit] (Anwesenheitseinträge ansehen und korrigieren). Mitteilungen wie einen Unterrichtsausfall senden Sie im Tab [Nachrichten an die Eltern] per E-Mail an die Eltern (Nachrichten an die Eltern senden).

Die Anzeige im Add-on-Bereich

Der Add-on-Bereich im Tab [Anwesenheit] zeigt den Status des Add-ons. Wenn das Add-on nutzbar ist, steht der Bereich klein ganz unten im Tab mit dem Text „Dieses Add-on ist aktiv.“. In allen anderen Status steht er ganz oben im Tab.

Anzeige im BereichStatusTerminals, Benachrichtigungen und Nachrichten
Nicht hinzugefügtDas Add-on wurde nicht hinzugefügt.Nicht nutzbar.
Wird vorbereitetDas Add-on wird nach dem Hinzufügen vorbereitet. Das ist normalerweise schnell erledigt.Noch nicht nutzbar.
AktivDas Add-on ist hinzugefügt. Auch wenn die Zahlung zum Verlängerungsdatum fehlgeschlagen ist und der Status „Zahlung fehlgeschlagen“ lautet, bleibt es bis zum Fälligkeitsdatum der Zahlung nutzbar. Wenn Sie die Kündigung des Abonnements der Schule beantragt haben, bleibt es bis zum Kündigungsdatum nutzbar.Nutzbar.
Verfügbar bis zum (Datum)Das Add-on wurde entfernt. Bis zu diesem Datum ist es nutzbar. Wenn Sie es im laufenden Zeitraum erneut hinzufügen, fallen keine zusätzlichen Kosten an.Bis zu diesem Datum nutzbar.
Nicht verfügbarDas Add-on ist hinzugefügt, aber nicht nutzbar, zum Beispiel weil das Abonnement der Schule gekündigt wurde und kein Abonnement mehr besteht. Der Bereich zeigt den Grund und eine Schaltfläche zu [Abonnements und Rechnungen].Gestoppt.

Bei einer Schule ohne Abonnement zeigt der Bereich den Grund auch dann, wenn das Add-on nicht hinzugefügt wurde. Wenn Sie nach der Kündigung erneut ein Abonnement abschließen, ist die Gebühr für das Add-on in der ersten Rechnung enthalten (Abonnement abschließen, bezahlen und kündigen).

Wenn das Fälligkeitsdatum der Zahlung überschritten und die Rechnung unbezahlt ist, erscheint statt des Add-on-Bereichs für alle Schulen, die Sie verwalten, im Soroban-Portal nur noch der Bildschirm „Zahlung nicht bestätigt“. In dieser Zeit sind auf dem Bildschirm der Lehrkraft auch Einträge und Kontakte nicht einsehbar. In der Schule mit der unbezahlten Rechnung werden außerdem die Erfassung am Terminal, die Benachrichtigungen an die Eltern und die Nachrichten gestoppt. In Schulen, bei denen nur der Bildschirm der Lehrkraft wegen einer unbezahlten Rechnung einer anderen Schule gesperrt ist, laufen Erfassung am Terminal, Benachrichtigungen und Nachrichten normal weiter. Sobald die Zahlung bestätigt ist, ist alles wieder wie zuvor (Wenn etwas nicht funktioniert).

Auch solange das Add-on nicht nutzbar ist (außer bei einer unbezahlten Rechnung), lassen sich die Anwesenheitseinträge, die Kontakte der Eltern und der Nachrichtenverlauf ansehen und löschen. Einträge hinzufügen oder ändern, Terminals hinzufügen, die Erfassungsmethode ändern, Kontakte hinzufügen und Nachrichten senden ist nicht möglich. Solange das Add-on nicht nutzbar ist, erhalten die Eltern weder Benachrichtigungen noch Nachrichten. Eine E-Mail an die Eltern, die über den Stopp informiert, wird ebenfalls nicht gesendet.

Das Add-on entfernen

Wenn das Add-on hinzugefügt ist, wählen Sie im kleinen Bereich ganz unten im Tab [Anwesenheit] die Schaltfläche zum Entfernen des Add-ons aus. Wenn Sie sie im Bestätigungsbildschirm noch einmal auswählen, wird das Add-on entfernt. Die Gebühr für den Zeitraum, in dem es hinzugefügt war, wird nicht erstattet; bis zum nächsten Verlängerungsdatum bleibt es nutzbar.

Sobald es nicht mehr nutzbar ist, werden am Terminal keine Check-ins und Check-outs mehr erfasst, und die Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out und die Nachrichten der Schule werden eingestellt. Die Anwesenheitseinträge und die Kontakte der Eltern bleiben erhalten. Wenn Sie das Add-on erneut hinzufügen, funktionieren Terminals, QR-Karten und Kontakte der Eltern wie zuvor.

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