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Kontakte der Eltern hinzufügen

Für jeden Schüler tragen Sie die E-Mail-Adressen der Eltern als Kontakte ein. Sobald ein Elternteil in der Bestätigungs-E-Mail den Empfang wählt, erhält dieser Kontakt Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out sowie Nachrichten der Schule.

Die Kontakte der Eltern werden verwendet, wenn Ihre Schule das Add-on „Check-in und Nachrichten“ hat (So funktioniert die Anwesenheitserfassung).

  1. Die Kontakte der Eltern eines Schülers öffnen

    Wählen Sie in der Tabelle der aktiven Schüler im Tab [Schülerliste] in der Zeile des Schülers in der Spalte „Kontakte der Eltern“ [Öffnen] aus.

    1. Damit wird der Bildschirm „Kontakte der Eltern“ dieses Schülers geöffnet.
    Die Tabelle der aktiven Schüler in der Schülerliste und die Schaltfläche zum Öffnen der Kontakte der Eltern

  2. [Kontakt hinzufügen] auswählen

    Wählen Sie auf dem Bildschirm „Kontakte der Eltern“ [Kontakt hinzufügen] aus.

    1. Die für diesen Schüler eingetragenen Kontakte und der Status jedes Kontakts (Schritt 4 unten).
    2. Damit wird der Bildschirm zur Eingabe einer E-Mail-Adresse geöffnet.
    Der Bildschirm „Kontakte der Eltern“ eines Schülers

    Für einen Schüler lassen sich mehrere Kontakte der Eltern eintragen (die Anzahl ist begrenzt; wird die Grenze überschritten, erscheint ein Hinweis auf dem Bildschirm). Dieselbe E-Mail-Adresse lässt sich für denselben Schüler nicht zweimal eintragen. Für Geschwister lässt sich dieselbe E-Mail-Adresse eintragen.

  3. Die E-Mail-Adresse eingeben und eintragen

    Geben Sie die E-Mail-Adresse des Elternteils ein und wählen Sie [Kontakt hinzufügen] aus. An die eingetragene E-Mail-Adresse wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet.

    Teilen Sie den Eltern vor oder nach dem Eintragen bitte mit, dass sie eine Bestätigungs-E-Mail der Schule erhalten und darin den Link öffnen und [Erhalten] auswählen sollen. Bis dahin kommen keine Benachrichtigungen an.

    Wenn der Elternteil den Link in der Bestätigungs-E-Mail öffnet und [Erhalten] auswählt, wechselt der Status des Kontakts zu „Empfängt“. Bis dahin werden an diesen Kontakt weder Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out noch Nachrichten der Schule gesendet.

    1. Lehrkraft, PC

      1. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Elternteils ein.
      2. Damit wird der Kontakt eingetragen und die Bestätigungs-E-Mail gesendet.
      Der Bildschirm zum Hinzufügen eines Kontakts

      Der Elternteil erhält die Bestätigungs-E-Mail.

    2. Elternteil, Smartphone

      Von
      Soroban-Portal
      Betreff
      [Soroban-Portal] Bestätigung der Benachrichtigungen von Abakus-Schule Soroban Technology
      Abakus-Schule Soroban Technology hat diese E-Mail-Adresse als Empfänger für Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out sowie für Nachrichten der Schule eingetragen. Wenn Sie die Benachrichtigungen erhalten möchten, öffnen Sie den folgenden Link und tippen Sie auf die Schaltfläche. Wenn Sie nichts davon wissen, tippen Sie nicht darauf (ohne Bestätigung erhalten Sie nichts). Der Link ist 7 Tage gültig. https://portal.abacus.sicorp.jp/app/notice#stc.C1.1794096000.cF9asNOXtJyV2Vw421vAwlY67oGr8siLSL0H5bxHtMc Diese E-Mail wurde automatisch versendet. Antworten können nicht empfangen werden. -- Soroban-Portal https://portal.abacus.sicorp.jp/de/

      Der Elternteil öffnet den Link in der E-Mail.

    3. Elternteil, Smartphone

      1. Wenn der Elternteil diese Schaltfläche auswählt, erhält er die Benachrichtigungen dieser Schule.
      Der Bildschirm, auf dem der Elternteil den Empfang der Benachrichtigungen bestätigt

      Der Status des Kontakts ändert sich.

    4. Lehrkraft, PC

      1. Ein Kontakt, für den der Elternteil den Empfang gewählt hat.
      Ein Kontakt, der nun Benachrichtigungen empfängt

    Die Bestätigungs-E-Mail wird in der Sprache gesendet, die Sie als Anzeigesprache des Soroban-Portals verwenden. Der Link in der Bestätigungs-E-Mail ist nur begrenzt gültig. Öffnet ein Elternteil einen abgelaufenen Link, wird er gebeten, die Schule um eine neue Bestätigungs-E-Mail zu bitten. Senden Sie die Bestätigungs-E-Mail dann bitte erneut (Schritt 5 unten).

    In der Bestätigungs-E-Mail und auf dem Bildschirm, bevor der Elternteil eine Schaltfläche auswählt, erscheint nicht der Name des Schülers, sondern nur der Name der Schule. Nachdem der Elternteil [Erhalten] ausgewählt hat, erscheint der Name des Schülers auf dem folgenden Bildschirm und in den späteren Benachrichtigungen. Bei einer falsch eingegebenen E-Mail-Adresse könnten der Name des Schülers und die Check-in- und Check-out-Zeiten an eine fremde Person gehen. Prüfen Sie die Adresse daher sorgfältig, bevor Sie sie eintragen.

    Wenn die Bestätigungs-E-Mail nicht gesendet werden konnte, wird der Kontakt mit dem Status „Wartet auf Bestätigung“ eingetragen, und auf dem Bildschirm erscheint ein Hinweis in roter Schrift. Senden Sie die Bestätigungs-E-Mail nach einer Weile erneut.

  4. Den Status der Kontakte prüfen

    Den Status jedes Kontakts sehen Sie in der Spalte „Status“ auf dem Bildschirm „Kontakte der Eltern“.

    1. Der Elternteil hat die Schaltfläche in der Bestätigungs-E-Mail noch nicht ausgewählt. An diesen Kontakt wird nichts gesendet.
    2. E-Mails an diese Adresse kommen nicht an. An diesen Kontakt wird nichts gesendet.
    3. Der Elternteil hat den Empfang abbestellt. An diesen Kontakt wird nichts gesendet.
    4. Damit wird die Bestätigungs-E-Mail erneut gesendet (Schritt 5 unten).
    5. Damit wird dieser Kontakt gelöscht (Schritt 6 unten).
    Der Bildschirm „Kontakte der Eltern“ mit Kontakten in verschiedenen Status

    An Kontakte mit dem Hinweis „Nicht zustellbar“ werden keine Benachrichtigungen gesendet. Fragen Sie den Elternteil nach einer anderen E-Mail-Adresse und tragen Sie diese neu ein. Auch wenn ein Elternteil eine E-Mail des Portals als Spam meldet, erhält die Adresse den Hinweis „Nicht zustellbar“. Wenn der Elternteil über einen Link, der an diese E-Mail-Adresse gesendet wurde, [Erhalten] oder [Wieder erhalten] auswählt, ist damit belegt, dass E-Mails ankommen, und der Hinweis verschwindet.

    Die Schaltflächen auf dem Bildschirm der Eltern

    Wenn ein Elternteil den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder in einer Benachrichtigung öffnet, erscheinen je nach Status des Kontakts die folgenden Schaltflächen.

    Status des KontaktsSchaltflächen auf dem Bildschirm der ElternNach der Auswahl
    Wartet auf Bestätigung[Erhalten] · [Nicht erhalten]Der Status wechselt zu „Empfängt“ oder „Vom Empfänger abbestellt“.
    Empfängt[Abbestellen]Der Status wechselt zu „Vom Empfänger abbestellt“.
    Vom Empfänger abbestellt[Wieder erhalten]Der Status wechselt zurück zu „Empfängt“. Es wird keine Bestätigungs-E-Mail gesendet.

    Benachrichtigungen zum Check-in und Check-out und Nachrichten der Schule enthalten einen Link zum Abbestellen. Auch über die Abbestell-Schaltfläche des E-Mail-Programms (z. B. Gmail) lassen sie sich abbestellen. Ob empfangen oder abbestellt, gilt gemeinsam für alle Kontakte mit derselben E-Mail-Adresse in derselben Schule. Beispiel: Wenn ein Elternteil, dessen E-Mail-Adresse für zwei Geschwister eingetragen ist, den Empfang abbestellt, werden die Benachrichtigungen und Nachrichten der Schule für beide Kinder eingestellt.

  5. Die Bestätigungs-E-Mail erneut senden

    Bei Kontakten mit dem Status „Wartet auf Bestätigung“ oder „Vom Empfänger abbestellt“ wird [Bestätigungs-E-Mail erneut senden] angezeigt. Damit wird die Bestätigungs-E-Mail erneut an diesen Kontakt gesendet. Bis der Elternteil den Link öffnet und [Erhalten] auswählt, wird an diesen Kontakt nichts gesendet.

    Wenn Sie an einen Kontakt mit dem Status „Vom Empfänger abbestellt“ erneut senden, wechselt der Kontakt zurück zu „Wartet auf Bestätigung“, und auch der Elternteil, der abbestellt hat, erhält eine Bestätigungs-E-Mail.

    An denselben Kontakt lässt sich die E-Mail nicht mehrmals direkt hintereinander erneut senden. Auch die Anzahl der Bestätigungs-E-Mails, die eine Schule pro Tag senden kann, ist begrenzt. Wenn die Grenze erreicht ist, erscheint ein Hinweis auf dem Bildschirm. Wählen Sie die Schaltfläche dann nach einer Weile erneut aus. Ein Elternteil, der abbestellt hat, kann den Empfang auch selbst über den Link in einer erhaltenen E-Mail wieder aufnehmen.

  6. Einen Kontakt löschen

    Wählen Sie in der Zeile des Kontakts [Löschen] aus und im Bestätigungsbildschirm ebenfalls [Löschen]. Die Benachrichtigungen für diesen Schüler gehen dann nicht mehr an den gelöschten Kontakt. Wenn dieselbe E-Mail-Adresse auch für Geschwister eingetragen ist, gehen die Benachrichtigungen für die Geschwister weiterhin an sie. Links in E-Mails, die früher an den gelöschten Kontakt gesendet wurden, sind nicht mehr verwendbar.

Kontakte ausgetretener Schüler

Wenn Sie für einen Schüler den Austritt eintragen, bleiben die Kontakte erhalten. Solange der Schüler ausgetreten ist, wird an diese Kontakte nichts gesendet. Kontakte hinzufügen und Bestätigungs-E-Mails erneut senden ist dann ebenfalls nicht möglich. Nach dem Reaktivieren wird wieder gesendet. Wenn Sie den Schüler löschen, werden auch die Kontakte gelöscht.

Wenn das Add-on nicht verfügbar ist

Wenn das Add-on „Check-in und Nachrichten“ nicht verfügbar ist (weil es nicht hinzugefügt oder das Abonnement gekündigt wurde usw.), wird der Grund oben auf dem Bildschirm „Kontakte der Eltern“ angezeigt. Kontakte hinzufügen und Bestätigungs-E-Mails erneut senden ist dann nicht möglich. Kontakte ansehen und löschen ist weiterhin möglich. In dieser Zeit erhalten die Eltern weder Benachrichtigungen noch Nachrichten. Was Sie je nach Grund tun können, lesen Sie unter „So funktioniert die Anwesenheitserfassung“.

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