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Enregistrer les contacts des parents

Pour chaque élève, enregistrez les adresses e-mail des parents comme contacts. Lorsqu’un parent choisit de recevoir les notifications depuis l’e-mail de confirmation, les notifications d’arrivée et de départ et les messages de l’école sont ensuite envoyés à ce contact.

Les contacts des parents s’utilisent lorsque votre école a l’option « Arrivées, départs et messages » (Fonctionnement des arrivées et départs).

  1. Ouvrir les contacts des parents de l’élève

    Dans le tableau des élèves inscrits de l’onglet [Liste des élèves], sur la ligne de l’élève dont vous enregistrez les contacts, sélectionnez [Ouvrir] dans la colonne « Contacts des parents ».

    1. Sélectionnez ce bouton pour ouvrir l’écran « Contacts des parents » de cet élève.
    Le tableau des élèves inscrits de la liste des élèves, et le bouton d’ouverture des contacts des parents

  2. Sélectionner [Ajouter un contact]

    Sur l’écran « Contacts des parents », sélectionnez [Ajouter un contact].

    1. Les contacts enregistrés pour cet élève et l’état de chacun (étape 4 ci-dessous).
    2. Sélectionnez ce bouton pour ouvrir l’écran de saisie de l’adresse e-mail.
    L’écran « Contacts des parents » d’un élève

    Plusieurs contacts de parents peuvent être enregistrés pour un même élève (leur nombre est limité ; si vous dépassez la limite, l’écran l’indique). La même adresse e-mail ne peut pas être enregistrée deux fois pour le même élève. Pour des frères et sœurs, la même adresse e-mail peut être enregistrée.

  3. Saisir l’adresse e-mail et l’enregistrer

    Saisissez l’adresse e-mail du parent, puis sélectionnez [Ajouter un contact]. Un e-mail de confirmation est envoyé à l’adresse enregistrée.

    Avant ou après l’enregistrement, veuillez prévenir le parent qu’il va recevoir un e-mail de confirmation de l’école, et lui demander d’ouvrir le lien de cet e-mail et de sélectionner [Recevoir]. Tant qu’il ne l’a pas fait, aucune notification n’arrive.

    Lorsque le parent ouvre le lien de l’e-mail de confirmation et sélectionne [Recevoir], l’état du contact devient « Reçoit les notifications ». Tant que le parent ne l’a pas fait, ni les notifications d’arrivée et de départ ni les messages de l’école ne sont envoyés à ce contact.

    1. Enseignant, PC

      1. Saisissez l’adresse e-mail du parent.
      2. Sélectionnez ce bouton pour enregistrer le contact et envoyer l’e-mail de confirmation.
      L’écran d’ajout d’un contact

      Le parent reçoit l’e-mail de confirmation.

    2. Parent, smartphone

      De
      Portail soroban
      Objet
      [Portail soroban] Confirmation des notifications de l'établissement École de boulier Soroban Technology
      L'établissement École de boulier Soroban Technology a enregistré cette adresse e-mail pour recevoir les notifications d'arrivée et de départ ainsi que les messages de l'école. Pour les recevoir, ouvrez le lien ci-dessous et appuyez sur le bouton. Si cette demande ne vous dit rien, n'appuyez pas (sans confirmation, vous ne recevrez rien). Le lien expire dans 7 jours. https://portal.abacus.sicorp.jp/app/notice#stc.C1.1794096000.cF9asNOXtJyV2Vw421vAwlY67oGr8siLSL0H5bxHtMc Cet e-mail est envoyé automatiquement. Il n'est pas possible d'y répondre. -- Portail soroban https://portal.abacus.sicorp.jp/fr/

      Le parent ouvre le lien de l’e-mail.

    3. Parent, smartphone

      1. Lorsque le parent sélectionne ce bouton, il commence à recevoir les notifications de cette école.
      L’écran du parent pour confirmer la réception des notifications

      L’état du contact change.

    4. Enseignant, PC

      1. Un contact pour lequel le parent a choisi de recevoir les notifications.
      Un contact passé à l’état de réception

    L’e-mail de confirmation est envoyé dans la langue d’affichage du Portail soroban de l’enseignant. Le lien de l’e-mail de confirmation a une date d’expiration. Un parent qui ouvre un lien expiré voit un message lui demandant de faire renvoyer l’e-mail de confirmation par l’école. Dans ce cas, veuillez renvoyer l’e-mail de confirmation (étape 5 ci-dessous).

    L’e-mail de confirmation et l’écran du parent avant qu’il sélectionne le bouton n’indiquent pas le nom de l’élève, seulement le nom de l’école. Une fois que le parent a sélectionné [Recevoir], le nom de l’élève apparaît sur l’écran suivant et dans les notifications ultérieures. En cas d’erreur de saisie de l’adresse e-mail, le nom de l’élève et ses heures d’arrivée et de départ risquent d’être envoyés à une autre personne ; veuillez donc bien vérifier l’adresse avant de l’enregistrer.

    Si l’e-mail de confirmation n’a pas pu être envoyé, le contact est enregistré avec l’état « En attente de confirmation » et un message s’affiche en rouge à l’écran. Veuillez patienter un moment, puis renvoyer l’e-mail de confirmation.

  4. Vérifier l’état de chaque contact

    Vérifiez l’état de chaque contact dans la colonne « État » de l’écran « Contacts des parents ».

    1. Le parent n’a pas encore sélectionné le bouton de l’e-mail de confirmation. Rien n’est envoyé à ce contact.
    2. Les e-mails ne parviennent pas à cette adresse. Rien n’est envoyé à ce contact.
    3. Le parent a arrêté la réception. Rien n’est envoyé à ce contact.
    4. Renvoie l’e-mail de confirmation (étape 5 ci-dessous).
    5. Supprime ce contact (étape 6 ci-dessous).
    L’écran « Contacts des parents » avec des contacts dans différents états

    Les notifications ne peuvent pas être envoyées à un contact marqué « Non distribuable ». Veuillez demander au parent une autre adresse e-mail et l’enregistrer comme nouveau contact. Si un parent signale un e-mail du portail comme indésirable, cette adresse devient elle aussi « Non distribuable ». Si le parent sélectionne [Recevoir] ou [Recevoir à nouveau] depuis un lien reçu à cette adresse, cela confirme que les e-mails y parviennent, et cette mention disparaît.

    Les boutons de l’écran du parent

    Lorsqu’un parent ouvre le lien d’un e-mail de confirmation ou d’un e-mail de notification, les boutons suivants s’affichent selon l’état du contact.

    État du contactBoutons de l’écran du parentAprès la sélection
    En attente de confirmation[Recevoir], [Ne pas recevoir]Passe à « Reçoit les notifications » ou à « Arrêté par le destinataire ».
    Reçoit les notifications[Ne plus recevoir]Passe à « Arrêté par le destinataire ».
    Arrêté par le destinataire[Recevoir à nouveau]Revient à « Reçoit les notifications ». Aucun e-mail de confirmation n’est envoyé.

    Les e-mails de notification d’arrivée et de départ et les messages de l’école contiennent un lien pour arrêter la réception. Le bouton de désabonnement de la messagerie (Gmail, par exemple) permet aussi d’arrêter la réception. La réception ou l’arrêt change en même temps pour tous les contacts ayant la même adresse e-mail dans la même école. Par exemple, si un parent qui a enregistré la même adresse e-mail pour deux frères et sœurs arrête la réception, les notifications et les messages de l’école s’arrêtent pour les deux enfants.

  5. Renvoyer l’e-mail de confirmation

    [Renvoyer l'e-mail de confirmation] s’affiche pour les contacts dont l’état est « En attente de confirmation » ou « Arrêté par le destinataire ». Sélectionnez-le pour renvoyer l’e-mail de confirmation à ce contact. Rien n’est envoyé à ce contact tant que le parent n’a pas ouvert le lien et sélectionné [Recevoir].

    Si vous renvoyez l’e-mail à un contact à l’état « Arrêté par le destinataire », le contact revient à « En attente de confirmation », et un e-mail de confirmation parvient aussi au parent qui avait arrêté la réception.

    Il n’est pas possible de renvoyer l’e-mail plusieurs fois de suite au même contact. Le nombre d’e-mails de confirmation qu’une école peut envoyer par jour est aussi limité. Lorsque la limite est atteinte, l’écran l’indique ; veuillez patienter un moment avant de sélectionner de nouveau le bouton. Le parent qui a arrêté la réception peut aussi la rétablir lui-même, depuis le lien d’un e-mail reçu.

  6. Supprimer un contact

    Sélectionnez [Supprimer] sur la ligne du contact à supprimer, puis sélectionnez [Supprimer] sur l’écran de confirmation. Les notifications de cet élève ne parviennent plus au contact supprimé. Si la même adresse e-mail est aussi enregistrée pour un frère ou une sœur, les notifications de celui-ci continuent d’arriver. Les liens des e-mails envoyés auparavant au contact supprimé ne peuvent plus être utilisés.

Contacts des élèves désinscrits

La désinscription d’un élève ne supprime pas ses contacts. Tant que l’élève est désinscrit, rien n’est envoyé à ces contacts. L’ajout de contacts et le renvoi de l’e-mail de confirmation sont aussi impossibles. Lorsque l’élève est réinscrit, les envois reprennent. La suppression de l’élève supprime aussi ses contacts.

Lorsque l’option n’est pas disponible

Lorsque l’option « Arrivées, départs et messages » n’est pas disponible (option non ajoutée, abonnement annulé, etc.), la raison s’affiche en haut de l’écran « Contacts des parents ». L’ajout de contacts et le renvoi de l’e-mail de confirmation sont impossibles. La consultation et la suppression des contacts restent possibles. Pendant ce temps, les parents ne reçoivent ni notifications ni messages. Pour la solution correspondant à chaque raison, veuillez consulter « Fonctionnement des arrivées et départs ».

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