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Envoyer des messages aux parents

Envoyez par e-mail aux parents les annonces de l’école, comme une annulation de cours ou un changement d’horaire. Les messages envoyés et le résultat de leur réception se consultent dans l’historique.

Les messages aux parents s’utilisent lorsque votre école a l’option « Arrivées, départs et messages » (Fonctionnement des arrivées et départs). Les messages parviennent aux contacts des parents qui ont choisi de recevoir les notifications (Enregistrer les contacts des parents).

  1. Sélectionner [Écrire un message aux parents]

    Ouvrez l’onglet [Messages aux parents] de l’écran de votre école, puis sélectionnez [Écrire un message aux parents].

    1. L’onglet d’envoi des messages aux parents.
    2. Sélectionnez ce bouton pour ouvrir l’écran de rédaction d’un message.
    3. L’historique des messages envoyés, du plus récent au plus ancien (étape 4 ci-dessous).
    L’onglet [Messages aux parents] et l’historique des messages envoyés

    Le nombre d’envois sur les dernières 24 heures est limité (les messages supprimés de l’historique sont aussi comptés). Le nombre d’envois effectués sur les dernières 24 heures et le nombre d’envois restants s’affichent en haut de l’onglet. Lorsque la limite est atteinte, la date et l’heure du prochain envoi possible s’affichent, et [Écrire un message aux parents] ne peut plus être sélectionné.

  2. Saisir l’objet, le message et les destinataires

    Saisissez l’objet et le message, choisissez les destinataires, puis sélectionnez [Vérifier].

    1. Saisissez l’objet. Le nom de l’école est ajouté automatiquement au début de l’objet de l’e-mail.
    2. Saisissez le message. Les retours à la ligne sont envoyés tels quels.
    3. Choisissez d’envoyer le message aux parents de tous les élèves inscrits, ou de choisir des élèves pour l’envoyer aux parents de ces élèves.
    4. Sélectionnez ce bouton pour passer à l’écran de vérification du nombre de contacts destinataires.
    L’écran de rédaction d’un message aux parents

    Le nombre de caractères de l’objet et du message est limité (le nom de l’école ajouté au début de l’objet n’est pas compté). En cas de dépassement, le nombre de caractères s’affiche en rouge. Les retours à la ligne de l’objet deviennent des espaces. Il n’est pas possible de joindre des fichiers ni de programmer la date et l’heure d’envoi. Dans la liste de choix de « Choisir des élèves », « Aucun contact ne reçoit les notifications » s’affiche pour les élèves sans contact qui reçoit les notifications.

  3. Vérifier et envoyer

    Le nombre de contacts destinataires, l’objet et le message s’affichent. S’il y a des contacts qui n’ont pas choisi de recevoir les notifications, le nombre de ceux auxquels le message ne sera pas envoyé s’affiche aussi (ces contacts figurent dans le résultat parmi les contacts qui n’ont pas reçu le message). Si tout est correct, sélectionnez [Envoyer]. Pour corriger, sélectionnez [Modifier] : l’écran précédent revient avec ce que vous avez saisi.

    1. Enseignant, PC

      1. À sélectionner pour corriger l’objet, le message ou les destinataires.
      2. Sélectionnez ce bouton pour envoyer le message.
      L’écran de vérification du nombre de contacts destinataires, de l’objet et du message

      Le message de l’école parvient aux contacts qui reçoivent les notifications.

    2. Parent, smartphone

      De
      Portail soroban
      Objet
      [École de boulier Soroban Technology] Pas de cours demain
      Il n’y a pas de cours demain, 3 novembre, en raison du jour férié. Le prochain cours a lieu le 5 novembre. Cet e-mail est envoyé automatiquement. Il n'est pas possible d'y répondre. Pour ne plus recevoir les notifications de l'établissement École de boulier Soroban Technology, ouvrez le lien ci-dessous. https://portal.abacus.sicorp.jp/app/notice#stc.C1.0.YBiumruk7ozyNrFI1CJyFgrtWuFhoho1oKyJ_2yewhg -- Portail soroban https://portal.abacus.sicorp.jp/fr/

      Le résultat de l’envoi s’affiche dans l’historique.

    3. Enseignant, PC

      1. Le nombre de contacts qui ont reçu le message et le nombre de contacts destinataires. Dans cet exemple, le message n’a pas été envoyé aux 2 contacts qui ne reçoivent pas les notifications ; il n’est donc parvenu qu’à une partie des contacts (étape 4 ci-dessous). Jusqu’à la fin de l’envoi, « Envoi en cours » s’affiche.
      L’historique affichant le résultat du message envoyé

    Si aucun contact des élèves choisis ne reçoit les notifications, « Aucun contact ne reçoit les notifications. » s’affiche et l’envoi est impossible. Après l’envoi, « L'envoi a commencé. Le résultat apparaîtra dans l'historique. » s’affiche.

    L’e-mail est envoyé dans la langue d’affichage de l’enseignant qui l’a envoyé, avec « Portail soroban » comme expéditeur. Les parents ne peuvent pas répondre à l’e-mail ; si une réponse est nécessaire, veuillez indiquer les coordonnées de l’école dans le message. L’e-mail contient un lien pour arrêter la réception (Enregistrer les contacts des parents).

    Un message envoyé ne peut pas être annulé. Même s’il existe plusieurs contacts avec la même adresse e-mail (les parents de frères et sœurs, par exemple), un seul e-mail parvient à cette adresse. Rien n’est envoyé aux contacts qui n’ont pas choisi de recevoir les notifications. Les contacts enregistrés après le début de l’envoi ne reçoivent pas ce message (ils recevront les suivants). Rien n’est envoyé aux contacts des élèves désinscrits ou supprimés avant l’envoi.

  4. Consulter les contacts qui n’ont pas reçu le message

    Pour un message qui n’est pas parvenu à certains contacts, ou dont le résultat est « Non envoyé », sélectionnez l’objet pour afficher le message et les contacts qui ne l’ont pas reçu. Sélectionnez-le de nouveau pour fermer.

    1. Sélectionnez l’objet pour ouvrir le texte de ce message.
    2. Le nom de l’élève, l’adresse e-mail et l’état actuel des contacts qui n’ont pas reçu le message.
    Un message de l’historique ouvert, et les contacts qui ne l’ont pas reçu

    Le résultat dans l’historique est l’un des suivants.

    RésultatSignification
    Envoi en coursL’envoi est en cours. Le résultat change une fois l’envoi terminé. Pendant ce temps, le message ne peut pas être supprimé de l’historique.
    Envoyé (nombre)Le message est parvenu à tous les contacts destinataires.
    Envoi partiel (reçus / destinataires)Le message n’est pas parvenu à certains contacts. Sélectionnez l’objet pour afficher ces contacts.
    Non envoyéLe message n’est parvenu à aucun contact. Sélectionnez l’objet pour afficher ces contacts.

    Il arrive aussi qu’un message d’abord indiqué comme parvenu à tous les contacts soit ensuite indiqué comme non parvenu à certains contacts, lorsqu’il s’avère qu’un e-mail n’est pas parvenu. La signification des états des contacts qui n’ont pas reçu le message (En attente de confirmation, Arrêté par le destinataire, Non distribuable, Désinscrit, Contact supprimé, Non envoyé) et la marche à suivre sont les mêmes que pour les notifications d’arrivée et de départ (Consulter et corriger les pointages).

  5. Supprimer un message de l’historique

    Sélectionnez [Supprimer] sur la ligne du message à supprimer de l’historique, puis sélectionnez [Supprimer] sur l’écran de confirmation. L’objet et le message disparaissent de l’historique ; seuls « (Message supprimé) », la date et l’heure et le nombre de contacts destinataires restent. Un message supprimé ne peut plus être ouvert. Les e-mails déjà reçus ne sont pas supprimés, et le nombre d’envois n’est pas rétabli. Un message à l’état « Envoi en cours » ne peut pas être supprimé. Les messages non supprimés restent dans l’historique sans limite de durée.

Lorsqu’un échec s’affiche après la sélection du bouton d’envoi

Si un échec s’affiche après la sélection de [Envoyer], à cause d’un problème de connexion par exemple, veuillez sélectionner de nouveau [Envoyer] sur le même écran. Le même message ne parvient pas deux fois, et le nombre d’envois n’augmente pas. Si vous ne sélectionnez pas de nouveau le bouton, le message reste dans l’historique à l’état « Envoi en cours », consomme un envoi, puis passe au bout d’un moment à « Non envoyé ».

Lorsque l’option n’est pas disponible

Lorsque l’option « Arrivées, départs et messages » n’est pas disponible (option non ajoutée, abonnement annulé, etc.), la raison s’affiche en haut de l’onglet, et [Écrire un message aux parents] ne s’affiche pas. La consultation et la suppression de l’historique restent possibles. Si l’option devient indisponible pendant un envoi, l’envoi s’arrête : les contacts auxquels le message n’a pas encore été envoyé ne le reçoivent pas. Pour la solution correspondant à chaque raison, veuillez consulter « Fonctionnement des arrivées et départs ».

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