अबेकस पोर्टलउपस्थिति के रिकॉर्ड देखें और सुधारें
छात्रों के आने और जाने के रिकॉर्ड दिन के हिसाब से, और हर छात्र के महीने के हिसाब से देखे जाते हैं। बटन दबाना भूल जाने पर रिकॉर्ड जोड़ना, और रिकॉर्ड बदलना या मिटाना भी यहीं किया जाता है। जिन पतों तक आने-जाने की सूचना नहीं पहुँची, वे भी यहाँ देखे जा सकते हैं।
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दिन के हिसाब वाली सूची देखें
केंद्र की स्क्रीन में [उपस्थिति] टैब खोलें। उस दिन जिन छात्रों का समय दर्ज हुआ, वे और उनके आने और जाने का समय दिखता है। शुरू में आज के रिकॉर्ड दिखते हैं।
- पिछले दिन के रिकॉर्ड दिखाता है। [आज] दबाने पर आज के रिकॉर्ड वापस आ जाते हैं।
- अभिभावकों को भेजे गए आने-जाने की सूचना वाले ईमेल का नतीजा (नीचे चरण 4)।
- उस रिकॉर्ड का समय बदलता है (नीचे चरण 3)।
- बटन दबाना भूल जाने पर रिकॉर्ड जोड़ता है (नीचे चरण 2)।
जिन छात्रों के जाने का समय दर्ज नहीं हुआ, उनके लिए आज की सूची में “अभी केंद्र में” और पिछले दिनों की सूची में “जाने का समय दर्ज नहीं” दिखता है। आज की सूची कुछ-कुछ देर में अपने-आप अपडेट होती है।
कुछ रिकॉर्ड में सिर्फ़ आने का या सिर्फ़ जाने का समय होता है (उदाहरण: छात्र आते समय बटन दबाना भूल गया और जाते समय सिर्फ़ जाने का बटन दबाया)। जिस तरफ़ समय नहीं है, वहाँ “दर्ज नहीं” दिखता है। जाने का समय उसी दिन के आने वाले रिकॉर्ड को पूरा करता है, इसलिए पिछले दिन का “जाने का समय दर्ज नहीं” अगले दिन के जाने के समय से पूरा नहीं होता। ज़रूरत हो, तो शिक्षक समय डालकर इसे सुधारें।
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रिकॉर्ड जोड़ें
[रिकॉर्ड जोड़ें] दबाएँ, छात्र चुनें, आने और जाने का समय डालें, और [सेव करें] दबाएँ।
- जिस छात्र का रिकॉर्ड जोड़ना है, उसे चुनें। सिर्फ़ नामांकित छात्र चुने जा सकते हैं।
- आने का समय डालें। जो समय पता न हो, उसे खाली छोड़ दें।
- दबाने पर रिकॉर्ड जुड़ जाता है।
रिकॉर्ड सिर्फ़ नामांकित छात्रों के लिए जोड़े जा सकते हैं। अगर किसी ऐसे छात्र का रिकॉर्ड जोड़ना है जिसका नामांकन रद्द हो चुका है, तो उसे कुछ समय के लिए फिर से नामांकित करें, रिकॉर्ड जोड़ें, और फिर उसका नामांकन दोबारा रद्द करें।
शिक्षक के जोड़े या बदले गए रिकॉर्ड पर अभिभावकों को आने-जाने की सूचना नहीं भेजी जाती।
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रिकॉर्ड बदलें या मिटाएँ
समय सुधारने के लिए, उस रिकॉर्ड की पंक्ति में [बदलाव करें] दबाएँ, समय बदलें और [सेव करें] दबाएँ। रिकॉर्ड हटाने के लिए, उस पंक्ति में [मिटाएं] दबाएँ, और पुष्टि की स्क्रीन पर [मिटाएं] दबाएँ। मिटाया गया रिकॉर्ड वापस नहीं लाया जा सकता।
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वे पते देखें जिन तक सूचना नहीं पहुँची
जब “आने की सूचना” या “जाने की सूचना” कॉलम में “कुछ नहीं भेजे गए” या “नहीं भेजा जा सका” दिखे, तो उसे दबाएँ। उस पंक्ति के नीचे वे पते दिखते हैं जिन तक सूचना नहीं पहुँची, और उन पतों की मौजूदा स्थिति भी दिखती है।
- दबाने पर वे पते दिखते हैं जिन तक आने की यह सूचना नहीं पहुँची। फिर से दबाने पर यह बंद हो जाता है।
- जिन पतों तक सूचना नहीं पहुँची, उनके छात्र का नाम, ईमेल पता और मौजूदा स्थिति।
“आने की सूचना” और “जाने की सूचना” कॉलम में इनमें से कोई एक दिखता है।
संदेश मतलब भेजा जा रहा है भेजा जा रहा है। आम तौर पर कुछ सेकंड में पूरा हो जाता है। भेजा गया उस छात्र के सभी पतों तक पहुँच गया। कुछ नहीं भेजे गए कुछ पतों तक नहीं पहुँचा। दबाने पर वे पते दिखते हैं जिन तक नहीं पहुँचा। नहीं भेजा जा सका किसी भी पते तक नहीं पहुँचा। दबाने पर वे पते दिखते हैं जिन तक नहीं पहुँचा। कोई पता नहीं उस छात्र के लिए अभिभावकों का एक भी ईमेल पता नहीं जोड़ा गया है। शिक्षक के जोड़े गए रिकॉर्ड पर, और शिक्षक के डाले गए आने या जाने के समय पर सूचना नहीं भेजी जाती, इसलिए वहाँ कुछ नहीं दिखता। अगर शिक्षक ने उपस्थिति डिवाइस पर दर्ज हुआ समय बदला है, तो उपस्थिति डिवाइस पर दर्ज होते समय की सूचना का नतीजा ही दिखता रहता है। “भेजा गया” दिखने के बाद, अगर पता चले कि ईमेल नहीं पहुँचा, तो यह “कुछ नहीं भेजे गए” आदि में भी बदल सकता है।
जिन पतों तक सूचना नहीं पहुँची, उनकी स्थिति के अनुसार ये करें।
- पुष्टि बाकी: अभिभावक ने पुष्टि ईमेल का बटन नहीं दबाया है। अभिभावक से पुष्टि ईमेल देखने के लिए कहें, या पुष्टि ईमेल फिर से भेजें (अभिभावकों के ईमेल पते जोड़ें)।
- पहुँच नहीं रहा: इस पते पर ईमेल नहीं पहुँचते। अभिभावक से कोई दूसरा ईमेल पता पूछें और उसे फिर से जोड़ें।
- प्राप्तकर्ता ने सूचनाएँ बंद कीं: अभिभावक ने सूचनाएँ पाना बंद कर दिया है।
- नामांकन रद्द: छात्र का नामांकन रद्द हो चुका है। नामांकन रद्द रहने के दौरान कुछ नहीं भेजा जाता।
- हटाया गया पता: पता मिटा दिया गया है। नाम और ईमेल पता नहीं दिखते।
- नहीं भेजा जा सका: इस पते पर सूचनाएँ पाना चालू है, लेकिन ईमेल नहीं पहुँचा।
कभी-कभी आने-जाने की सूचना नहीं पहुँचती। सूचना न पहुँचने का मतलब यह नहीं है कि छात्र केंद्र में नहीं आया।
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हर छात्र के महीने के रिकॉर्ड देखें
दिन के हिसाब वाली सूची में किसी छात्र का नाम दबाने पर उस छात्र के महीने के रिकॉर्ड खुलते हैं। इन्हें [छात्रों की सूची] टैब की नामांकित छात्रों वाली तालिका में “उपस्थिति” कॉलम के [खोलें] से भी खोला जा सकता है।
- पिछले महीने के रिकॉर्ड दिखाता है।
महीने के रिकॉर्ड में आने-जाने की सूचनाओं का नतीजा नहीं दिखता। नामांकन रद्द किए गए छात्रों के रिकॉर्ड भी, छात्र को मिटाए जाने तक देखे जा सकते हैं। छात्र को मिटाने पर उसके रिकॉर्ड तुरंत मिट जाते हैं (छात्रों का नामांकन रद्द करें, फिर से नामांकित करें या मिटाएँ)।
जब ऐड-ऑन इस्तेमाल न किया जा सके
जिस दौरान “चेक-इन और संदेश” ऐड-ऑन इस्तेमाल नहीं किया जा सकता (जैसे ऐड-ऑन हटाने के बाद उसकी अवधि खत्म हो जाने पर), उस दौरान भी रिकॉर्ड देखे और मिटाए जा सकते हैं। रिकॉर्ड जोड़े या बदले नहीं जा सकते। हर कारण में क्या करना है, यह “उपस्थिति कैसे काम करती है” में देखें।